很多人搞不清楚計畫這件事,以為計畫就是解決問題的短期規畫,而只要訂出時間表,把該做的事填進去,就算完成。所以這些人都會反對「計畫」,因為寫計畫對他們來說是件浪費時間的事,「反正都要去做,做了才知道結果,幹嘛寫什麼計畫?浪費做事的時間!」他們最常說的藉口就是:「計畫趕不上變化,變化又趕不上一通電話,或者老闆的一句話,那我幹嘛還要『花時間』做計畫?」我只能對這些朋友說:「你們可能沒有搞清楚計畫的目的或計畫的真正意義。」

 

其實我們人類時時刻刻都在做計畫,你計畫去哪裡吃三餐?又計畫怎麼過一天?只要你想完成一件事,其實你就已經在「計畫」了,只是你的計畫很粗略,缺乏任何細節,也不考慮變數。比如說,決定去吃一家日本料理,結果到了現場,剛好客滿,或者沒開,沒有備案的朋友,就會呆在現場,然後隨便找家餐廳吃吃。但是如果這天是重要的節日,參加的人有很特別,比如是情人節,或者是父親的生日,沒有計畫,那就會趁興而去,敗興而歸。或許你會說,那不過是訂位,哪裡說的上什麼計畫呢?訂位就是計畫的一部分,也就是預備活動的工作,這包含了:甚麼時候該訂位?萬一沒訂到的備案?還有要考慮交通和菜色,是否符合參加對象的需求。

 

我不知道大家有沒有參加過別人舉辦的聚會,覺得他們搞得很糟?我最近才參加過一場教師節的活動,本來我是不打算參加,但是熬不住學生的熱情邀約,所以決定去現場致個意就離開。到了現場之後,才知道學生沒有深思熟慮,趁機給他們來個機會教育。這家餐廳離學校很近沒錯,但是很多老師上了年紀了,走路不如年輕人來得快,所以很多同學都到了現場了,卻不見大部分老師的蹤影。我跑回往學校的大馬路上看,很多老師還在轉角處慢慢地向前走,看來像是一群孤獨的老人參加競走。我責備承辦的同學:「你們怎麼沒有人護送老師呢?也沒想到安排交通工具嗎?這倒底是謝師宴?還是虐待老師的鴻門宴呢?」同學很無奈的兩手一攤:「我以為很近,沒考慮到老師的體力,這時候叫車好像也來不及了…。」我嘆了口氣,招呼幾個熱心的同學,跑去攙扶老一點的老師,就算不用攙扶,也陪著那些老師慢慢走過來,沿路講講話,不要像是放任這些老師自生自滅的感覺。

 

接著問題又來了,那天天氣很熱,但是同學們竟然沒有顧慮到場地的安排,他們選了他們喜歡的戶外場地。不過那天的主食既是燒烤又是羊肉爐,這樣的氣溫,連我都受不了,何況那些上了年紀的老師呢?我又把承辦的同學和班代都找來:「我看你們未來一定是為閻羅王工作,這樣的安排,不是要老師們上刀山下油鍋嗎?雖然謠傳老師以後都要下第十九層地獄,但是也不用從謝師宴開始吧?你們和店家協調一下,看有沒有室內的空間…。」班代一溜煙跑去和店家商議,沒多久回來跟我說:「老師,他們今天生意很好,沒辦法空出位置容納我們這麼多人…。」我決定自己帶著同學們去協商,終於店家空出個四人桌子,讓最資深的老師坐,我和剩下的年輕老師則與同學坐戶外,接著我又把負責的幹部找過來:「我知道你們希望整個活動很輕鬆,但是目標既然是謝師宴,就應該是以老師為主,而不是自己玩得很爽,如果要自己很high,那也是續攤的時候再玩。你們看,剛剛才叫老師們竟走完百米,還要火烤老師,現在好不容易協商到冷氣房,但是老師們還要自助式走來走去,自己端菜自己烤…。」承辦的同學已經十分不好意思:「黃老師,那現在該怎麼辦?我好像都搞砸了…。」我無奈的笑了笑:「那只好贖罪了,你們找幾個和老師有話聊的同學,去那桌陪老師,順便做做桌邊服務,我想這樣應該就會好多了。」幹部們一聽還有救,就連忙七嘴八舌的選出今天的服務員,並且承諾他們今天不用付錢,專心做好接待員的工作。

 

我在幹部離開去忙碌之前,再把他們招集起來最後一次:「你們看,如果你們在辦活動之前,多想想,規劃一下,今天就不會弄到人仰馬翻,老是得危機處理了。所以,誰說計畫不重要呢?」

 

很多人計畫會失敗,一開始就是和這群同學一樣,搞錯目標:誤把謝師宴當成同學聚餐,這種例子在我們生活中比比皆是。譬如我常常遇到想要加強英文的同學,就常常搞不清自己的目標是什麼。「你希望加強英文做甚麼用呢?」一個同學聽完我的問題,搔搔頭不解的反問我:「英文不是很重要,還要問做甚麼用?」當然!不同的作用,就得訂出不同的目標和計畫。比如說要通過考試,那麼可能得來個短期計畫惡補,至少得在考試前通過標準。當年我就是發現大學聯考的考試,除了作文,我不需要寫太多字,所以我只要認字,不需要每個英文單字都會拚,於是我利用字根字尾的特性拼命「認字」,終於讓我從不到低標,到通過高標;假如是要有一個任務,需要英文會話能力,我們可能也得來個惡補,以便執行任務的時候不至於太出糗。我在當兵的時候,突然被要求要當美軍翻譯,所以我只好花兩個禮拜猛K軍事字典和軍事用語,以便勝任這個任務,終於我還因此獲得海軍獎章;但是如果是要全面提升英文能力,把英文變成慣用的語言之一,那麼我們要做的計畫,是要把英文聽說讀寫都變成日常習慣,那當然和前面短期計畫的概念就不同。

 

就我的觀點,計畫要用三個構面來看:第一是時間,第二是對象,第三是目的。

 

不同的時間要求,就有不同的計畫模式,比如說生涯規劃,這是一種多目標的長期計畫,即便你認為你的目標很單純、很明確,但是它隱含的子目標卻會很多。比如像是我在教餐飲系的學生,他們的目標可能很單純的像是當個廚師,但是子目標可能就可以區隔成:學生時代、實習階段、獨當一面的過程和管理層面;學生時代可能就還能區分為學校課業、證照考試、實習單位、選定發展的菜系…,所以就更不用說後面越來越複雜的目標設定。

 

對於有計畫的同學來說,他可能會感覺到離目標越來越近,生活越來越可以掌控,

因為計畫不僅僅是為了解決問題,甚至是為了控制過程當中的變化,而沒有計畫的同學,可能就覺得自己離目標越來越遠(或者忽遠忽近),除非真能學會隨遇而安,不然生活就越來越多怨懟。(當然,很多「安」,可能只是我們自己安慰自己,充滿著無奈。)

 

大部分的計畫都是短期計畫,在可預見的未來就要實現的目標。只是目標也有時間性的分別,有的目標是一次定江山,比如辦活動、考試…之類,可能一個短暫時間就知道成敗、結果。但是有些目標是長期的累積,比如像廣告、行銷類的工作,需要周周,甚至天天緊盯著數字變化,做計畫性的調整,才能達到理想的目標。計畫要更細緻,包含調整的備案計畫,才能達到想要的結果。

 

除了時間會影響計畫的擬定,還有對象也十分重要,對象又包含執行者和參與者。執行者可能只有你一個人,比如考試用的讀書計畫、減肥計畫、參與比賽…。不會有其他任何人參與,只有你一個獨立執行。看來變數應該很少,但是卻很容易受你的情緒與個性影響,因為缺乏互動,也不會有監督和審查機制,往往得靠你的毅力,所以我們才會感覺計畫老是不會實現,所謂越讀越輸、越減越肥,就是這個原因。因此,我們在擬定計畫的時候,寧願寬以待己,處處保留空間,然後找到嚴以律己的策略,比如親人、朋友的督促。有時候為什麼公告皆知,計畫會比較容易成功,因為我們給了自己無形的壓力。

 

另一種是必須和別人合作的工作,這以公事居多。在學校社團和同學們一起辦活動、在公司裡和同事一起完成一件專案…。這種計畫著重溝通協調的能力,如何開會、訂定階段性目標、審查方法、設定停損點、備案規劃…,在在都要大家群策群力的參與。尤其是首次合作的對象,更是透過計畫的詳盡控制損害程度、培養彼此默契。很多人以為像我前面舉謝師宴的例子,只要像我一樣臨場應變就好,孰不知我的臨場反應,是多少計畫失敗之後所累積出來的經驗,即便我應變的很好,也不如計畫一開始就做的很好。畢竟,還是有不少年輕的老師,一樣在烘熱的天氣下,在爐邊受著酷刑。

 

如果計畫的目標還需要參與者,比如辦舞會,不可能只有工作人員,而沒有參加者;辦電影欣賞會,也總得有觀眾,那麼計畫還得把這類參與者的招攬考慮進來,做成另一個子計畫。很多朋友只顧著執行的計畫,卻沒有考慮這點,那麼最後就會「萬事俱備,只欠東風」了!

 

最後是目的,和目標不同,寫計畫不一定是要執行,有時候只是針對計畫閱覽的對象,計畫的目的可能是為了溝通,讓閱覽者同意或支持我們的計畫,比如像有些創業計畫書,就是招攬股東或向銀行貸款用的(有時候是給自己看的,看看目標是否能達成);公司的年度計畫書,可能是和老闆討價還價用的,老闆要求的目標可能不切實際,年度計畫書就是透過紙本呈現實際狀況,和老闆做良性的溝通。

 

目的不同,就會影響計畫寫作的取向,給股東看的創業企劃書,當然樂觀情緒大於謹慎的態度,不然誰要出資呢?給自己看的創業企劃書,就是真正要執行,又怎麼能夠樂觀到得意忘形呢?

 

很多人認為計畫不重要,那是因為這些朋友根本在計畫初期就搞錯了目標、不知道計劃書的功效與種類,甚至是缺乏進行計畫的企劃能力。那麼,這是能力問題,而不是計畫有沒有用的問題。對我來說,計畫永遠是最有用的損害控管工具,也是達成目標最有效的工具之一。

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留言列表 (4)

發表留言
  • 妍培
  • ^^ 老師的計劃篇看起來更像是貼心篇...根本就是...就甘心a啦~推推推...
  • 我來猜猜,您是說謝師宴那段嘛?應該不是說我教大家做計劃這件事吧?

    藍鯨 於 2010/12/16 23:47 回覆

  • 訪客
  • 我有個朋友做事從來不計畫的
    一直要生第2個孩子
    她老公一份薪水養全家
    他有阿媽.公婆.小叔.大姑
    生比養育簡單
    我問他想給小孩什麼樣的生活
    他說到時候在說
    但一直嫌沒錢啦~
  • 這是選擇問題,常常計劃但不執行或者計劃技巧不好,也常常會失敗,這篇文章是講計劃的概念和小技巧,倒不是評價是否人生都需要計劃。希望對您有幫助!

    藍鯨 於 2011/01/02 02:08 回覆

  • Kevin Love
  • 感謝版主這一路以來寫了這麼多好文章啟發大家
    祝福你新年快樂!
  • 我更要感謝像您這樣的讀者不吝給予支持和指教,讀者的支持,才是作家寫作的真正動力!

    也祝您新年快樂!

    藍鯨 於 2011/01/02 02:09 回覆

  • Bryan
  • 謝謝版主分享,很有幫助阿<!好文章ㄛ^^!